В процессе своей работы, любой специалист сталкивается с проблемой автоматизации. При решении данной проблемы важным является определить при помощи каких программных продуктов возможно осуществить поставленные задачи.
В настоящее время в современном мире создано огромное количество всевозможных программ. Однако лидером в решении повседневных задач остается MS Office, созданный компанией Microsoft.
В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.
Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене. Наиболее полная из них содержит:
? Microsoft Office Word — текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Основным форматом в последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а также всю необходимую графику. Наиболее распространенным остается двоичный формат файлов Microsoft Word 93—2000 с расширением DOC. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт де-факто в документообороте большинства предприятий. Word также доступен в некоторых редакциях Microsoft Works. Программы — эквиваленты: OpenOffice.org Writer, LibreOffice Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect и Apple Pages (только на платформе Mac OS), а также, с некоторыми оговорками AbiWord (в тех случаях, когда его возможностей достаточно, а малый объём и скорость работы при невысоких требованиях к ресурсам более важны).
? Microsoft Office Excel — табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls». Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Программы — эквиваленты: OpenOffice.org Calc, LibreOffice Calc, StarOffice, Gnumeric, Corel Quattro Pro и Apple Numbers(только на платформе Mac OS).
? Microsoft Office Outlook (не путать с Outlook Express) — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа. Программы — эквиваленты: почтового клиента — Mozilla Thunderbird/SeaMonkey, Novell Evolution, Claws Mail ,Eudora Mail, The Bat!; диспетчера персональных данных — Mozilla, Lotus Organizer и Novell Evolution. Доступен под Windows и под Apple Mac OS X.
? Microsoft Office PowerPoint — приложение для подготовки презентаций под Microsoft Windows и Apple Mac OS X. Программы — эквиваленты: OpenOffice.org Impress,LibreOffice Impress, Corel WordPerfect и Apple Keynote.
? Microsoft Office Access — приложение для управления базами данных. Программы эквиваленты: OpenOffice.org Base, LibreOffice Base
? Microsoft Office InfoPath — приложение сбора данных и управления ими — упрощает процесс сбора сведений.
? Microsoft Office Communicator — предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы. Данное приложение является частью программного пакета Microsoft Office и тесно с ним интегрировано, что позволяет ему работать совместно с любой программой семейства Microsoft Office.
? Microsoft Office Publisher — приложение для подготовки публикаций.
? Microsoft Office Visio — приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами — позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.
? Microsoft Office Project — управление проектами.
? Microsoft Query — просмотр и отбор информации из баз данных.
? Microsoft Office OneNote — приложение для записи заметок и управления ими.
? Microsoft Office Groove 2007 — приложение для поддержки совместной работы.
? Microsoft Office SharePoint Designer — инструмент для построения приложений на платформе Microsoft SharePoint и адаптации узлов SharePoint.
? Microsoft Office Picture Manager — работа с рисунками.[2] Программы — эквиваленты: OpenOffice.org Draw
? Microsoft Office Document Image Writer — виртуальный принтер, печатающий в формат Microsoft Document Imaging Format
? Microsoft Office Diagnostics — диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.
Ранее в Microsoft Office входило приложение Microsoft FrontPage (программа для создания сайтов), однако Microsoft приняла решение исключить это приложение из Office и прекратить его разработку. В Microsoft Office 2007 программа FrontPage была заменена на Microsoft SharePoint Designer.
Рассмотрим использование возможностей office в работе экономиста
Официальными определениями экономиста являются:
Экономист — специалист в области экономики, эксперт по экономическим вопросам.
Экономистами называют как учёных (то есть специалистов в области экономической науки), так и практиков, которые работают в области исследования, планирования и руководства хозяйственной деятельностью.
Экономистом также называют человека, который пишет статьи и иные материалы по экономической политике.
В организациях экономисты принимают участие в разработке системы бюджетирования, осуществляют контроль исполнения бюджета, а также подготовку и формирование периодической и управленческой отчетности. Должностные обязанности представителей этой профессии заключаются в исследовании, планировании и экономическом сопровождении финансово-хозяйственной деятельности компании
В обязанности входит подготовка различных видов документов и расчетов, среди которых можно выделить:
1. Бюджетный отчет о прибылях и убытках
2. Бюджетный баланс
3. Бюджетный отчет о движении денежных средств
4. Подготовка актов взаиморасчетов с покупателями и поставщиками
5. Проведение контрольных процедур организации ( например, подготовка актов по контрольному замеру топлива, у пользователей машин, оплачиваемых за счет средств организации)
6. Участие в инвентаризации основных средств компании совместно с бухгалтерией и подготовка актов списания основных средств.
7. Расчет удержаний из заработной платы в случае опозданий сотрудников на основе фактически отработанного времени, с последующим предоставлением данных в бухгалтерию
8. Анализ динамики финансовых результатов деятельности предприятия
9. Анализ движения дебиторской и кредиторской задолженности
10. Анализ ликвидности
11. Анализ движения денежных средств
Большинство форм документов автоматизированы с помощью средствами MS office.
Акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки взаиморасчетов – это документ, отражающий состояние взаимных расчетов между сторонами (организацией – контрагентом) за определенный период (как правило за месяц или квартал).
Допускается прописывать в договоре о:
• необходимости проведения сверки расчетов;
• сроках такой проверки и ее периодичности;
• порядке проведения сверки;
• сроках подписания акта сверки или для мотивированного ответа о несогласии с ее результатами;
• предварительном согласовании формы акта сверки.
Акт сверки взаимных расчетов между организациями, у которых нет имущественных споров, носит чисто технический характер и может быть подписан только главными бухгалтерами обеих организаций. Но такой акт не будет принят в качестве доказательства в суде.
Сверка расчетов с партнерской организацией может производиться как по какому-либо конкретному договору (поставке, счету-фактуре), так и в целом по всем коммерческим отношениям с данным контрагентом за определенный период. Обязанность применения актов сверки сторонами договора в российском законодательстве не установлена, тем не менее такие акты постоянно используются в деловом документообороте.
Сверка взаиморасчетов может быть инициирована любой стороной: как дебитором, так и кредитором. Причем необходимость проведения такого рода процедуры может быть прописана специальным приказом, а может быть закреплена в положениях о документообороте в организации.
АКТ N _____
взаиморасчетов по договору
г. _________
«____»_________ _____ г.
__________________ в лице ______________, действующ___ на основании ______________, именуе__ в дальнейшем «Сторона 1», с одной стороны и __________________ в лице _______________, действующ___ на основании ___________________, именуе__ в дальнейшем «Сторона 2», с другой стороны составили настоящий акт взаиморасчетов (далее — «Акт») о нижеследующем:
1. По договору ________________ от «___»________ _____ г. ______________.
2. По договору ________________ от «___»________ _____ г. ______________.
3. Стороны согласились произвести взаимозачет по вышеупомянутым договорам в сумме _______ (____________) рублей. Незачтенная сумма в размере ________ (_______________) рубля перечисляется Стороной 1 на расчетный счет Стороны 2 в течение _________ дней с даты подписания настоящего Акта.
РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
Сторона 1 ____________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Сторона 2 ____________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
ПОДПИСИ СТОРОН
Сторона 1 Сторона 2
_________________________ ________________________
М.П. М.П.
Акт контрольного замера расхода топлива
Акт контрольного замера расхода топлива – это серьезный документ. Конкретного утвержденного образца в нормативном законодательстве нет, но он составляется и оформляется по общим принципам и требованиям к актам в целом. Указывается время, место, состав комиссии не менее трех человек и расписывается сама процедура замера.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор _______________
03 января 2011 г.
АКТ
контрольного замера нормы расхода топлива
для автомобиля (марка) ___________________
В связи с несоответствием норм расхода топлива, установленных Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенными в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р, фактическому расходу топлива по автомашине ГАЗ-24 комиссия в составе:
Председателя комиссии: Генерального директора
предприятия Полякова П.В.
Членов комиссии: Главного инженера
Журналова О.Д.
Главного бухгалтера
Кизеевой О.В.
Инженера Алдохина А.Ю.
Водителя Жердева И.О.
составила настоящий акт о том, что был произведен контрольный замер расхода топлива на автомобиль ГАЗ-24 по трассе протяженностью 100 км.
Контрольные замеры производились на машинах ГАЗ-24 с государственными номерами:
1. В 803 АМ
2. В 804 ЕВ
Замеры были произведены при движении данных автомашин по следующим маршрутам:
— маршрут N 1 — движение по городу;
— маршрут N 2 — движение за городом.
В ходе замеров были получены следующие данные:
| Наименование показателя | Значение |
| Автомашина В 803 АМ Маршрут N 1 (движение по городу) |
|
| Остаток топлива на начало замера | 100 |
| Остаток топлива на конец замера | 86 |
| Показание спидометра при выезде | 18 991 |
| Показание спидометра при возвращении | 19 091 |
| Расход топлива | 14 л |
| Автомашина В 804 ЕВ Маршрут N 1 (движение по городу) |
|
| Остаток топлива на начало замера | 100 |
| Остаток топлива на конец замера | 85 |
| Показание спидометра при выезде | 34 600 |
| Показание спидометра при возвращении | 34 700 |
| Расход топлива | 15 л |
| Средний расход топлива согласно контрольному замеру по маршруту N 1 (движение по городу) |
14,5 л ((14 + 15) : 2) |
| Автомашина В 803 АМ Маршрут N 2 (движение за городом) |
|
| Остаток топлива на начало замера | 143 |
| Остаток топлива на конец замера | 130 |
| Показание спидометра при выезде | 19 091 |
| Показание спидометра при возвращении | 19 191 |
| Расход топлива | 13 л |
| Автомашина В 804 ЕВ Маршрут N 2 (движение за городом) |
|
| Остаток топлива на начало замера | 99 |
| Остаток топлива на конец замера | 85 |
| Показание спидометра при выезде | 34 700 |
| Показание спидометра при возвращении | 34 800 |
| Расход топлива | 14 л |
| Средний расход топлива согласно контрольному замеру по маршруту N 2 (движение за городом) |
13,5 л ((13 + 14) : 2) |
На основании данных контрольных замеров принято решение утвердить норму расхода топлива на автомашину ГАЗ-24:
— при движении по городу — 14,5 л;
— при движении за городом — 13 л.
Председатель комиссии: Генеральный директор
предприятия Поляков П.В.
Члены комиссии: Главный инженер
Журналов О.Д.
Главный бухгалтер
Кизеева О.В.
Инженер Алдохин А.Ю.
Водитель Жердев И.О.
.
Анализ движения дебиторской и кредиторской задолженности
Дебиторская задолженность – причитающиеся предприятию, но еще не полученные им средства. Эти средства временно используются в это время другими предприятиями.
Часть данной задолженности имеет объективную причину:
? авансовые и залоговые платежи;
? излишне уплаченные налоги, штрафы и пени;
? выданные денежные суммы подотчет;
? товарные кредиты.
Оставшаяся часть вызвана:
? просрочкой платежей вследствие невыполнения договорных обязательств и
? недостачами.
В зависимости от соотношения между сроком предоставления дебиторской задолженности по договору и ее реальным временем существования, эта задолженность может находиться на двух стадиях:
? нормальная (на период предоставления);
? просроченная (подлежащая возврату после периода предоставления).
Полезной для предприятия является нормальная дебиторская задолженность. Срок ее существования не превышает срока, указанного в договоре. Интересы обеих сторон здесь учтены и сбалансированы.
Дебиторская задолженность предприятия-кредитора есть кредиторская задолженность предприятия-должника. Для предприятия-должника кредиторская задолженность есть источник финансирования. Альтернативой взятия кредиторской задолженности является взятие займа или кредита. Для получения кредитов требуется время и залоги. При отсутствии того и другого кредиторская задолженность является лучшим выбором. При наличии – возможность выбора более дешевого источника финансирования.
Состояние дебиторской и кредиторской задолженности, их размеры и качество оказывают сильное влияние на финансовое состояние организации.
Для улучшения финансового положения организации необходимо:
1) следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности. Значительное превышение дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости организации и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования; контролировать состояние расчетов по просроченным задолженностям;
2) по возможности ориентироваться на увеличение количества заказчиков с целью уменьшения риска неуплаты монопольным заказчикам.
Для контроля за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности разработана и используется специальная форма в формате Excel, приведенная в приложении 2.
Наименование организации
|
Анализ движения дебиторской и кредиторской задолженности |
||||||||
|
по состоянию на 31.08.2012 |
||||||||
|
(На основе данных ф.№1) |
||||||||
|
Наименование показателей |
Исходные данные |
На начало отчетного периода |
На конец отчетного периода |
Абсолютное изменение |
Относительное изменение (+,-) |
|||
|
(ф..№1) |
Сумма |
в % к итогу |
Сумма |
в % к итогу |
По сумме |
По удельному весу |
(гр.5 : гр.3х100) — 100) |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
| Дебиторская задолженность: | ||||||||
| краткосрочная — всего |
стр.240 |
97 |
100 |
346 |
100 |
249 |
0 |
256,7 |
| в т.ч. расчеты с покупателями и заказчиками |
стр.241 |
97 |
100 |
346 |
100 |
249 |
0 |
256,7 |
Выводы:На основе данных делаются выводы о состоянии и движении дебиторской и кредиторской задолженности.
Анализ ликвидности бухгалтерского баланса
Ликвидность баланса — степень покрытия обязательств организации ее активами, которая отражает скорость возврата в оборот денег, вложенных в различные виды имущества и обязательств. От того, сколько времени займет этот процесс, зависит степень ликвидности.
Анализ ликвидности баланса заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени их ликвидности и расположенных в порядке убывания ликвидности, с обязательствами по пассиву, сгруппированными по срокам их погашения и расположенными в порядке возрастания сроков.
В зависимости от степени ликвидности, то есть скорости превращения в денежные средства, активы организации разделяются на следующие группы:
• А1. Наиболее ликвидные активы — к ним относятся все статьи денежных средств предприятия и краткосрочные финансовые вложения (ценные бумаги). Данная группа рассчитывается следующим образом:
А1 = Денежные средства + Краткосрочные финансовые вложения.
• А2. Быстро реализуемые активы — дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты.
А2 = Краткосрочная дебиторская задолженность.
• A3. Медленно реализуемые активы — статьи раздела II актива баланса, включающие запасы, НДС, дебиторскую задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты) и про¬чие оборотные активы.
A3 = Запасы + Долгосрочная дебиторская задолженность + НДС + прочие оборотные активы.
• А4. Трудно реализуемые активы — статьи раздела I актива баланса внеоборотные активы.
А 4 = Внеоборотные активы.
Пассивы баланса группируются по степени срочности их оплаты:
• П1. Наиболее срочные обязательства — к ним относится кредиторская задолженность.
П1 = Кредиторская задолженность.
• П2. Это краткосрочные пассивы это краткосрочные заемные средства, задолженность участникам по выплате доходов, прочие краткосрочные пассивы.
П2 = Краткосрочные заемные средства + задолженность уча¬стникам по выплате доходов + прочие краткосрочные обязатель¬ства.
• П3. Долгосрочные пассивы — это статьи баланса, относящиеся к разделам IV и V, то есть долгосрочные кредиты и заемные средства, а также доходы будущих периодов, резервы предстоящих расходов и платежей.
П3 = Долгосрочные обязательства + Доходы будущих пери¬одов + Резервы предстоящих расходов и платежей.
• П4. Постоянные пассивы или устойчивые — это статьи раз¬дела III баланса «Капитал и резервы».
П4 = Капитал и резервы (собственный капитал организации).
Для контроля за ликвидностью компании разработана и используется специальная форма в формате Excel( приложение2), данные расчеты проводятся ежемесячно, на основе управленческой отчетности.
Наименование организации
А
Баланс считается абсолютно ликвидным, если имеют место следующие соотношения:
1) А1 больше П1
2) А2 больше П2
3) А3 больше П3
4) А4 меньше П4
В случае когда одно или несколько неравенств системы имеют знак противоположный зафиксированному в оптимальном варианте, ликвидность баланса в большей или меньшей степени отличается от абсолютной.
Сопоставление ликвидных средств и обязательств позволяет вычислить следующие показатели:
текущую ликвидность (ТЛ), которая свидетельствует о платежеспособности (+) или неплатежеспособности (-) организации на ближайший к рассматриваемому моменту промежуток времени;
перспективную ликвидность (ПЛ ) – это прогноз платежеспособности на основе сравнения будущих поступлений и платежей:
Сопоставление итогов первой группы по активу и пассиву, т.е. А1 и П1, отражает соотношение текущих платежей и поступлений.
Сравнение итогов второй группы по активу и пассиву, т.е. А2 и П2 показывают тенденцию увеличения или уменьшения текущей ликвидности в недалеком будущем.
Сопоставление итогов по активу и пассиву третьей и четвертой групп отражает соотношение платежей и поступлений в относительно отдаленном будущем.
Анализ динамики финансовых результатов деятельности предприятия
Конечный финансовый результат деятельности предприятия — это балансовая прибыль или убыток, которые являются алгебраической суммой результатов от реализации продукции, работ и услуг, другой реализации, доходов и расходов от внереализационных операций и т. п.
Финансовые результаты деятельности предприятия характеризуют также показатели выручки (валового дохода) от реализации продукции, налога на добавленную стоимость.
Выручка от реализации продукции характеризует завершение производственного цикла на предприятии, возвращение авансированных на производство средств предприятия в денежную наличность и начало нового витка в обращении средств. После вычисления из выручки от реализации продукции суммы налога на добавленную стоимость и затрат на производство реализованной продукции получим чистый результат (прибыль или убыток) от реализации.
Показатели финансовых результатов характеризуют абсолютную эффективность хозяйствования предприятия. Вместе с абсолютной оценкой рассчитывают также относительные показатели эффективности хозяйствования — показатели рентабельности. Отношение балансовой прибыли к средней стоимости основных и оборотных средств определяет общую рентабельность предприятия.
Рентабельность производства продукции рассчитывается как отношение прибыли от реализации продукции к выручке от реализации продукции. Рассчитывают также другие показатели рентабельности, изменяя числитель и знаменатель общей формулы расчета рентабельности в виде отношения прибыли к затратам (или ресурсам) или к разным показателям продукции.
В условиях рыночной экономики основу экономического развития предприятия составляет прибыль. Показатель прибыли стал важным для оценки производственной и финансовой деятельности предприятия как самостоятельного товаропроизводителя. Прибыль является основным показателем эффективности работы предприятия, источником его деятельности. Рост прибыли создает финансовую основу для самофинансирования деятельности предприятия, осуществления расширенного воспроизводства и удовлетворения возрастающих социальных и материальных потребностей трудовых коллективов. За счет прибыли выполняются также обязательства предприятия перед бюджетом, банками и другими контрагентами.
В целях контроля за основными финансовыми показателями компании, каждое предприятие проводит контроль и анализ финансовых результатов деятельности. С данной целью разработана специальная форма в формате Excel.
|
Анализ динамики финансовых результатов деятельности предприятия |
|||||
|
№ |
Показатели |
I квартал |
II квартал |
III квартал |
IV квартал |
|
1 |
Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за минусом налога на добавленную стоимость, акцизов и аналогичных обязательных платежей) | ||||
|
2 |
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг | ||||
|
3 |
Коммерческие расходы | ||||
|
4 |
Управленческие расходы | ||||
|
5 |
Прибыль (убыток) от продаж (стр. 1 — стр. 2 — стр. 3 — стр. 4) | ||||
|
6 |
Проценты к получению | ||||
|
7 |
Проценты к уплате | ||||
|
8 |
Доходы от участия в других организациях | ||||
|
9 |
Прочие доходы | ||||
|
10 |
Прочие расходы | ||||
|
11 |
Прибыль (убыток) до налогообложения (стр. 5 + стр. 6 + стр. 8 + стр. 9 — стр. 7 — стр. 10) | ||||
|
12 |
Отложенные налоговые активы | ||||
| Продолжение таблицы | |||||
|
13 |
Отложенные налоговые обязательства | ||||
|
14 |
Налог на прибыль | ||||
|
15 |
Чистая прибыль (убыток) | ||||
|
16 |
Рентабельность продукции (работ, услуг) (стр. 11 : стр. 5) | ||||
Список использованной литературы
1. А. П. Микляев “Настольная книга пользователя IBM PC”.,2012
2. Кенин и др. “Использование MS Office”.,2010
3. «Как работать с Microsoft Office» // Microsoft Press, официальное
издание, 2009 г.
4. Справка по программе Microsoft Excel.
5. В. Пасько – Excel,2010
6. Бемер С., Фратер Г.: Microsoft Access для пользователя.,2011
7. Шуляк П.Н. Финансы предприятия: Учебник. – 2-е изд. – М.: Издательский Дом «Дашков и К», 2000. – 752 с.
8. Экономика и статистика фирм: Учебник / В.Е. Адамов, С.Д. Ильенкова, Т.П. Сиротина и др.; Под ред. д-ра экон. наук, проф. С.Д. Ильенковой. — 4-е изд. — М.: Финансы и статистика, 2007г.;
